3.1. ENTREVISTAS
                                                                      
     La técnica de entrevista, se utiliza  para  recabar  información en
     forma verbal, a través de una serie de  preguntas  que  propone  el
     analista,esta técnica a su vez es imprescindible para obtener info-
     rmación  cualitativa,  relacionarse  con  los usuarios y recoger un
     conjunto de hechos y/o  requerimientos  de  información  necesarios
     para el estudio.

                                                                                     0.123
a)   Objetivo :
                                                                                                                                                 
     Las entrevistas tienen como objetivo  recabar  información  cualit-
     ativa y cuantitativa de los usuarios finales de los diversos  nive-
     les organizacionales, las cuales permitirán  alcanzar los objetivos
     propios del análisis de sistemas.


b)   Utilidad :
                                                                      
     Las entrevistas son útiles porque permiten sentar las  bases  sobre
     las cuales se desarrollará el futuro sistema, por lo tanto se puede
     obtener información sobre:                                                           

     * Los requisitos de usuario.
     * Funcionamiento del sistema actual.
     * Organización de la unidad.
     * Responsabilidades y funciones de los usuarios.

c)   Descripción :
                                                                                                                                                 
     Las entrevistas son una forma de conversación, no de interrogación.
     Al analizar las características de los sistemas con personal selec-
     cionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema,  los
     analistas pueden disponer de datos que no están disponibles en nin-
     guna otra forma.
                                                            
     En las investigaciones de los sistemas, la información  cualitativa
     y  cuantitativa  son  importantes.  La información cualitativa está
     relacionada con las opiniones, políticas y descripciones narrativas
     de actividades o problemas, mientras que la información  cuantitati-
     va, se trata frecuentemente de números,  frecuencias o cantidades.                                                  

     Muchas veces el analista utiliza la técnica de las entrevistas para
     recabar información cualitativa que le permitirá analizar los sist-
     emas de información necesarios.


     3.1.1     Tipos de entrevistas.
                                                                           
     De  acuerdo  al  tipo  de información que se desea recabar se puede
     elaborar las entrevistas en forma estructurada y en otros casos las
     preguntas son sin estructura.
                                                                      
     Las   entrevistas  estructuradas   utilizan   formatos  abiertos  o
     cerrados,  en  el  caso  de que sean abiertos, el usuario podrá dar
     cualquier  respuesta  que  considere  apropiada;  en  el  caso   de
     preguntas  cerradas,  se proporcionará al usuario  un  conjunto  de
     respuestas que pueda seleccionar.
                                                                      
     Esta  técnica  a  su vez presenta ventajas y desventajas las cuales
     mencionaremos a continuación:

     Ventajas :
                                                            
     * Asegura la elaboración uniforme de las preguntas  para  todos los
       que van a responder.
     * Fácil de administrar y evaluar.
     * Evaluación más objetiva tanto de quienes responden  como   de las
       respuestas a las preguntas.
     * Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.
     * Resulta en entrevistas mas pequeĄas.

     Desventajas :

     * Alto costo de preparación.
     * Los que responden pueden no aceptar un alto nivel  en  la  estru-
       ctura y carácter mecánico de las preguntas.
     * Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado  para  todas
       las situaciones.
     * El alto nivel en la estructura reduce la oportunidad de responder
       en forma espontánea, así como la habilidad del entrevistador para
       continuar con comentarios al entrevistado.

     Las entrevistas no estructuradas, permitirán  tanto al entrevistado
     como  al entrevistador, mayor flexibilidad en el tipo de pregunta y
     respuesta a ejecutar.

     Las ventajas y desventajas  que  trae  consigo esta técnica son las
     siguientes:

     Ventajas :
                                                                      
     * El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar  las  preg-
       untas adecuadas a quien responde.
     * El entrevistador puede explotar áreas  que surgen espontáneamente
       durante las entrevistas.
     * Puede  producir información sobre áreas que se minimizaron  o  en
       las que no se pensó que fueran importantes.

     Desventajas :
                                                                      
     * Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde
       como del entrevistador.
     * Los entrevistados pueden cesgarse ante determinadas   preguntas y
       no contestar adecuadamente.
     * Puede recopilarse información extraĄa que no es necesaria.
     * El análisis e interpretación de los resultados puede ser largo.
     * Toma demasiado tiempo extra recabar los hechos esenciales.

     3.1.2     Recomendaciones de desarrollo de entrevistas.
                                                                      
     Para llevar a cabo una entrevista exitosa ya sea estructurada o  no
     estructurada deben de seguirse las siguientes indicaciones:
                                                                      
1.   Identificar a la persona o personas a las cuales se les va a ent-
     revistar,  se  debe  hacer  una lista de todas las personas que son
     consideradas, dado  a  su experiencia y conocimiento, como personas
     claves para la institución.
                                                                                                                                            
2.   Realizar  una  cita por anticipado con quienes se va a entrevistar,
     es necesario definir la fecha, hora y lugar de la entrevista,   así
     como  el  tiempo estimado de duración de manera que el entrevistado
     designe una parte de su tiempo a esta actividad.
                                                                                                                          
3.   Prepararse  para  la  entrevista,  en  este  caso, el entrevistador
     deberá informarse de las actividades que realiza  su  entrevistado,
     de manera que puedan hablar  fluídamente;  en caso de que se emplee
     la técnica estructurada deberá prepararse un guión de entrevistas y
     enviarse al entrevistado con el fin de que se  encuentre  preparado
     para su resolución, en el caso de ser entrevistas no estructuradas,
     deberá de informarse al entrevistado la naturaleza de la entrevista
     a realizarcele.
                                                                                
4.   Durante la entrevista,  es  necesario tener presente las siguientes
     pautas:
                                                                      
     * Comience por presentarse subrayando el tema de  la  entrevista  y
       estableciendo la naturaleza del proyecto en el que trabaja.

     * Comience con preguntas generales, que establecerán  el  marco  de
       trabajo con el cual se conducirá el resto de la entrevista.
                                                                                
     * Limítese las notas que se escriban para evitar distraer a quienes
       responden.
                                                                      
     * Cuando  los  temas  vistos  con  el  usuario  se hayan discutido,
       realice otras preguntas específicas que crea que deban discutirse.
                                                                 
     * Al final de la entrevista, resuma la información recabada  en las
       mismas  y  envíese una copia a las personas entrevistadas para su
       respectiva aprobación.
                                                                                                                                      
     * Es recomendable que archive una copia  de  las  entrevistas revi-
       sadas  por  el  usuario  con  la  finalidad de evitar posteriores
       reclamos.