NORMAS TECNICAS PARA EL ALMACENAMIENTO Y RESPALDO DE LA INFORMACION QUE SE PROCESAN EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO

Resolución Jefatural Nº340-94-INEI

Lima, 21 de octubre de 1994

Visto el Proyecto de Directiva `Normas Técnicas para el Almacenamiento y Respaldo de la Información que se procesa en las Entidades del Estado', propuesta por la Subjefatura de Informática del Instituto Nacional de Estadística e Informática.

Considerando:

Que, de acuerdo a lo dispuesto por el Decreto Legislativo Nº 604, el Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI, es el organismo central y rector de los Sistemas Nacionales de Estadística e Informática, responsable de normar, supervisar y evaluar los métodos, procedimientos y técnicas estadística e informáticas utilizados por los órganos del Sistema.

Que, las entidades del Estado conformantes del Sistema Nacional de Estadística e Informática en sus diferentes niveles, administran importantes volúmenes de información especializada de interés nacional, los cuales requieren ser archivados y almacenados, utilizando procedimientos y tecnologías adecuadas que permitan salvaguardar la integridad y seguridad de la mismas;

Que, en consecuencia, es necesario establecer normas técnicas que permitan la correcta implementación de los procedimientos técnicos a ser observados por los trabajadores del Estado que procesan información;

Que, de acuerdo a lo establecido por el Artículo 8º inciso e) del Decreto Supremo Nº 018-91-PCM, Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática, es función del INEI, normar, conducir y supervisar el uso de la tecnología y el desarrollo de la actividad informática oficial en el país;

Estando a lo propuesto por la Subjefatura de Informática, con las opiniones técnicas de las Oficinas Técnicas de Cómputo Presupuesto y Planificación , y la visación de la Oficina Técnica de Asesoría Jurídica; y,

En uso de las atribuciones conferidas por los Artículos 6º y 8º del Decreto Legislativo Nº 604;

SE RESUELVE:

Artículo 1º.- Aprobar la Directiva Nº015-94-INEI/SJI `Normas Técnicas para el Almacenamiento y Respaldo de la Información que se procesa en las Entidades del Estado, la que consta de ocho (8) numerales y que forman parte de la presente Resolución.

Artículo 2º.- Para el adecuado cumplimiento de la presente Directiva, las Oficinas de Cómputo o las que hagan sus veces en las entidades del Estado, solicitarán al Instituto Nacional de Estadística e Informática el `Manual de Almacenamiento y Respaldo de Información'.

Regístrese y comuníquese.

FELIX MURILLO ALFARO
Jefe


Directiva Nº 015-94-INEI/SJI

¨NORMAS TECNICAS PARA EL ALMACENAMIENTO Y RESPALDO DE LA INFORMACION QUE SE PROCESA EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO¨


I. FINALIDAD

Definir los procedimientos a ser observados por los trabajadores que utilizan equipos de cómputo en las Entidades del Estado, para el adecuado manejo y control del almacenamiento y respaldo de la información que se registra en medios magnéticos u ópticos.

II. OBJETIVOS

2.1 Salvaguardar la integridad y seguridad de los datos, adoptándose las precauciones técnicas para su almacenamiento y recuperación.

2.2 Utilizar racionalmente los recursos informáticos para asegurar el adecuado almacenamiento de la información en medios magnéticos u ópticos.

III. BASE LEGAL

3.1 Decretos Legislativos Nº s. 560 y 563, Ley del Poder Ejecutivo y su modificatoria.

3.2 Decreto Legislativo Nº 604, Ley de Organización y Funciones del INEI.

3.3 Decreto Supremo Nº 018-91-PCM , Reglamento de Organización y Funciones del INEI.

IV. ALCANCE

La presente Directiva está dirigida a todos los organismos del Estado conformantes del Sistema Nacional de Estadística e Informática, que cuentan con equipos de cómputo.

V. DISPOSICIONES GENERALES

DE LA INFORMACION BASICA DEL ARCHIVO

5.1Toda información almacenada en medios magnéticos u ópticos debe contar con un documento donde se registre:

- Intensificación del archivo, especificándose si se trata de un Archivo Maestro, Base de Datos, Archivo Primario o Archivo Temporal.

- Identificación del Sistema o Aplicación que lo usa

- Frecuencia de proceso

- La longitud de registro del archivo (Número total de caracteres por registro).

- Los campos contenidos, cada uno con su nombre mnemotécnico, una explicación descriptiva, longitud y tipo de campo (alfanumérico, numérico, fecha, etc.).

- Los rangos de validación de ciertos campos.

- Los valores predeterminados que pueden contener ciertos cam pos (Tablas).

5.2 Los medios magnéticos u ópticos (diskettes, cintas, discos), que contienen a los archivos de información, deben tener etiquetas con el nombre de la aplicación, nombre del archivo y si está empaquetado o no. Para el caso de las cintas magnéticas, las etiquetas también deberán contener la longitud de registro, número de registros, versión y fecha de proceso.

5.3 La información consistenciada y/o validada (cuando corresponda),debe ser almacenada por versiones como:

a) Versión 1 : Información original de Entrada de Datos consistenciada.

b) Versión 2 : Información consistenciada y validada

c) Versión 3 : Información definitiva.

DEL RESPALDO DE SEGURIDAD

5.4 La información almacenada en medios magnéticos u ópticos tendrán al menos una copia de respaldo en (diskettes o en otro medio de que disponga la institución), debido a que el costo de recuperación de la información puede ser demasiado alto. 5.5 La información almacenada debe ser verificada íntegramente, tanto el original como las copias (en caso de encontrarse empaquetada, desempaquetarla como verificación). Asimismo, debe verificarse que la información no esté contaminada con virus informático.

5.6 Debe existir una copia de los archivos importantes que están concluidos, tanto en el Organo Central como en uno de sus locales, como respaldo preventivo.

5.7 Los archivos que son textos, hojas de cálculo, gráficos, etc., mientras no se concluyan, serán guardados en una sola copia por cada actualización para facilitar su almacenamiento.

Una vez concluidos se debe guardar una copia adicional de respaldo, en forma empaquetada o no, dependiendo del tamaño del archivo.

5.8 Cuando se quiera almacenar un archivo de respaldo este deberá guardarse físicamente en otra unidad magnética (diskette, cinta o disco) diferente a la que contiene el archivo original.

DE LA INFORMACION PERIODICA

5.9 La información que se procesa periódicamente, se almacenará por períodos. Entendiéndose por período, al tiempo (mensual, bimensual, trimestral, semestral, o anual) que transcurre para que se ejecute el procesamiento de la información.

DE LA INFORMACION DE LAS ENCUESTAS Y CENSOS

5.10 En el caso de las Encuestas y Censos se deberá contar con las dos versiones de los archivos básicos:

a) La información sin imputar.

b) La información imputada (clasificada o comprometida)

c) Los archivos de procesos conducentes a generar tabulados.

5.11 Dos (2) copias adicionales con la información imputada podrán ser guardadas en ambientes de otra institución del Estado, que garanticen el buen estado y la seguridad de los archivos almacenados en medios magnéticos u ópticos.

DEL ALMACENAMIENTO FISICO

5.12 Los ambientes donde se depositan los medios magnéticos deben contar con adecuadas condiciones de temperatura y no presentar humedad.

5.13 Los medios magnéticos en los cuales se almacena la información histórica deben ser completamente nuevos (primer uso), verifi-cándose su buen estado operacional.

5.14 Los medios magnéticos donde está grabada la información deben recibir mantenimiento de limpieza cada tres meses como mínimo.

5.15 Sólo el personal responsable de la seguridad de los archivos tendrá acceso al ambiente donde se encuentren estos medios magnéticos.

VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1 El personal encargado de la elaboración de los sistemas de procedimiento de datos deberá estimar anticipadamente la cantidad necesaria de medios magnéticos requeridos para realizar las copias de los archivos de datos y de programas.

6.2 En el modo de trabajo monousuario, los usuarios son los responsables de hacer el respaldo de la información.

6.3 En el modo de trabajo multiusuario el responsables de hacer el respaldo de la información es el administrador de la red, previa orden de trabajo por parte del usuario.

6.4 El disco duro es un medio de almacenamiento temporal de la información, el cual debe ser depurado permanentemente de los archivos que no volverán a ser utilizados en forma inmediata.

6.5 Semanalmente deberá efectuarse un respaldo de toda la información útil que se encuentra almacenada en el disco duro, dicha actividad será realizada por el responsable designado para este fin. 6.6 En caso de que se labore en red o en modo multiusuario, el administrador de la red hará un respaldo diario de la información útil del disco duro

6.7 Sólo el personal encargado de la elaboración y procesamiento del sistema y el usuario responsable del mismo podrán accesar y usar la información que está almacenada en los medios magnéticos u ópticos.

VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

7.1 Los Funcionarios o Directivos de las dependencias del Gobierno Central, por escrito designarán al personal responsable de realizar el almacenamiento y respaldo, en medios magnéticos de la información necesaria que procesa su Dirección.

7.2 Los Funcionarios o Directivos de las áreas de cómputo de las Entidades del Estado, son responsables de cumplir y hacer cumplir las normas de la presente Directiva; para lo cual emitirán de ser necesario, las especificaciones complementarias que permitan su cumplimiento.


ANEXO 01

GLOSARIO DE TERMINOS


ADMINISTRADOR DE LA RED

Persona responsable que tiene a su cargo la gestión técnica, administrativa y operativa del sistema de redes.

ALMACENAMIENTO

Cualquier dispositivo o medio, capaz de recibir información y retenerla durante un período de tiempo, permitiendo su extracción (recuperación) y empleo cuando sea necesario.

ARCHIVO

a) Conjunto de registros que guardan relación. Al registro se le puede considerar como la información básica a la que se puede acceder en bloque y al archivo como una organización de los registros.

b) Porción de memoria auxiliar normalmente en disco ocupada por un conjunto homogéneo de información (datos o programa).

ARCHIVO EMPAQUETADO:

Información (datos o programas) que ha sido comprimida a fin de obtener una óptima utilización de la memoria del ordenador.

ARCHIVO MAESTRO

Es aquél que contiene información que permanece más o menos estable, la cual generalmente se toma como referencia para otros procesos.

ARCHIVO PRIMARIO

Archivo inicial o de partida que después de ser procesada generará archivos secundarios o complementarios.

ARCHIVO TEMPORAL

Archivos intermedios que se generan en forma temporal que servirán para alimentar procesos intermedios y posteriores. Son archivos eventuales o de corta duración.

BASE DE DATOS

Conjunto de datos organizados entre los cuales existe una correlación y que están almacenadas con criterios independientes de los programas que los utilizan. La filosofía de las bases de datos es la de almacenar grandes cantidades de datos de una manera no redundante y que permita las posibles consultas de acuerdo a los derechos de acceso.

CAMPO

Espacio en la memoria para almacenar temporalmente un dato durante el proceso: su contenido varía durante la ejecución del programa. Un campo numérico sólo puede almacenar valores (dígitos) y un campo alfanumérico cualquier carácter (dígito,letra,símbolo especial). Una combinación de campos constituye un registro.

CONSISTENCIA

Acción que permite detectar anomalías en los datos de un registro que se procesa y que generalmente se informa mediante impresión.

INFORMACION HISTORICA

Se refiere a información pasiva o de poco movimiento, que por lo general se almacena en medios magnéticos como por ejemplo, cintas magnéticas.

IMPUTACION

Asignación de valores válidos a la información que se ha determinado que está con error en base a reglas de consistencia.

LONGITUD DE REGISTRO

Número de bytes o de caracteres que forman un registro. Se tiene registros de longitud fija, cuyo tamaño en palabras o caracteres es constante, debido a las necesidades del equipo físico o a una programación específica y, registros de longitud variable en las cuales la longitud puede variar dentro de ciertos límites prescritos de acuerdo con las necesidades de los datos.

MEDIOS MAGNETICOS

Son dispositivos que permiten el almacenamiento de programas e información. En todos los dispositivos que componen este grupo, el soporte magnético tiene la misma estructura y composición. Están formados por una base de material y formas variables, sobre las que se ha depositado una delgada capa de material magnetizable.

El registro de información se realiza mediante equipos dotados de una cabeza de grabación, el cual dispone de una bobina que produce un campo electromagnético creando por inducción zonas puntuales magnetizables sobre el soporte utilizado.

Los elementos más representativos de los medios magnéticos son los discos y cintas magnéticas, siendo el primero un medio de acceso seudoaleatorio y el segundo, un medio de acceso secuencial.

MEDIOS OPTICOS

Son dispositivo de almacenamiento para grandes sistemas electrónicos de archivos (programas e información) . Dentro de ellos se encuentran el CD-ROM que son discos con información pregrabada y que sólo pueden ser leídas; WORM que permiten grabar información que se desee pudiendo ser leída cuantas veces sean necesario; y el EOD que son discos ópticos borrables o reescribibles y que son de reciente aparición.

MONOUSUARIO

Un solo usuario

MULTIUSUARIO

Sistema de transmisión de datos que permite compartir recursos de información a través de un ordenador.

a) Se refiere a una copia extra, de un archivo o base de datos

b) También se refiere a un sistema de potencia auxiliar al que puede recurrirse cuando falla la energía eléctrica. (UPS).

TABLA

a) Conjunto o arreglo de variables (de tipo numérico, de cadena u otro cualquiera), todas ellas con la misma estructura y el mismo nombre, las cuales se referencia o direcciona con un subíndice.

Una tabla de dos dimensiones cuyos elementos están organizados en filas y columnas, se denomina matriz.

b) Colección de datos contenida en la memoria (o en algún otro medio de almacenamiento) que está organizada de forma que se puedan recuperar los ítems individuales por medio de claves específicas almacenadas como parte de cada ítem.

TABULADOS

Colección de cuadros estadísticos que permiten obtener información parcial sobre diferentes procesos que hayan sido ejecutados.

USUARIO

Cualquier persona que utiliza una computadora. Por lo general se refiere a las personas que no pertenecen al personal técnico y que proporcionan entradas y reciben salidas de la computadoras.

VALIDACION

a) Verificación que ejecuta un programa para comprobar que la información procesada cumple ciertas condiciones

b) Comprobación que tiene por objeto asegurarse que los datos queden comprendidos dentro de ciertos límites prescritos.

c) Cualquier operación que se realice para comprobar la validez o la exactitud de un operando o de un resultado. El proceso de datos requiere comprobación de la máquina y la del personal de la oficina. Las comprobaciones por medio de la máquina pueden programarse especialmente o ser ejecutadas automáticamente por los componentes físicos.